Las nuevas herramientas están transformando los modelos ordinarios de Excel en aplicaciones potentes y conectadas. Los consultores toman nota.
Excel ha tenido una buena racha.
Reconozco que he sido programado para una lealtad ciega a la hoja de cálculo. También admito que Bill Gates ya ha recibido la riqueza y el honor adecuados por haber desbancado a Lotus123 como abanderado de los modeladores y analistas. Aun así, creo que un artículo que en última instancia critica los defectos de Excel y sugiere una alternativa mejor es mejor que empiece con algunos halagos.
Por qué las hojas de cálculo son geniales
Tres factores han hecho que Excel sea tan valioso (quizá más, pero ¿he mencionado que era consultor?):
(1) Flexibilidad: Una hoja de cálculo no es más que una cuadrícula de entradas, cada una de las cuales puede establecerse explícitamente o mediante una fórmula. Esta premisa tan sencilla permite a las hojas de cálculo «sobresalir» en una inmensa variedad de tareas:
- Realizar aritmética básica o recursiva
- Almacenamiento de tablas de datos relacionales
- Realización de análisis estadísticos
- Comparación de múltiples escenarios
- Resolución de ecuaciones
- Visualización de resultados
Desde las «salas de guerra» de los sótanos hasta las salas de juntas de los ejecutivos, esta amplísima gama de aplicaciones hace que a la mayoría de nosotros nos merezca la pena cómo utilizar Excel.
(2) Transferibilidad: Las hojas de cálculo son, en última instancia, una forma de comunicación. Permiten al creador compartir su metodología, resultados e implicaciones con los demás. El modelo de programa + documento de Excel permite una transmisión de ideas sin fisuras. Cualquiera que tenga Microsoft Office puede enviar y recibir archivos individuales para abrirlos, utilizarlos y modificarlos directamente. Esta configuración significa que cuanta más gente utilice Excel, más valioso será como estándar de comunicación: la definición de un efecto de red.
(3) Potenciación: Si has creado una hoja de cálculo, eres oficialmente un programador: ¡enhorabuena! Quizá el aspecto menos valorado de Excel es que es a la vez una aplicación de software y una herramienta rudimentaria de creación de software. Cuando escribes un signo igual en una celda y conjuras una fórmula, estás escribiendo código en el lenguaje propietario de Excel, indicando a una celda cómo realizar una tarea automatizada para obtener un resultado. Esto significa que una hoja de cálculo existe como dos cosas a la vez:
- Primero, un lienzo donde un programador aficionado (usted) puede definir la maquinaria lógica
- En segundo lugar, una aplicación de software en vivo, donde otros pueden enviar datos a través de su máquina y ver los resultados
Al permitir a innumerables personas (sin saberlo) codificar aplicaciones, Excel ha dado lugar al desarrollador aficionado.
Dónde fallan las hojas de cálculo
A pesar de su impresionante alcance y potencia, la hoja de cálculo común se ha visto afectada por algunas limitaciones clave:
(1) Local: Un documento Excel lo incluye todo: los datos y los cálculos están contenidos en el archivo y se ejecutan desde el ordenador local. Esto tiene una serie de inconvenientes obvios:
- No se puede colaborar en un documento en vivo, por lo que el «control de versiones» es una pesadilla
- Los datos son estáticos y se basan en la última carga, en lugar de actualizarse en tiempo real a medida que cambian las condiciones
- Si trabajas con muchos datos o con una lógica compleja, tu archivo se hará muy grande, amenazando con bloquear tu ordenador
(2) Frágil: la doble función de la hoja de cálculo como creador de aplicaciones y como aplicación en sí es un arma de doble filo. ¿Alguna vez has sentido esa sensación de mareo al compartir tu preciado modelo con otras personas para que puedan utilizarlo como una aplicación en vivo? A pesar de tus mejores esfuerzos por ocultar pestañas y bloquear celdas, tu audiencia encontrará inevitablemente la forma de romper tus fórmulas, introducir datos no válidos y crear versiones Frankenstein que nunca habías previsto.
(3) Feo: Algunos modelos (de Excel) son realmente hermosos. La mayoría presentan una cuadrícula de números mundana y familiar o, peor aún, un desorden de tablas y gráficos. Esto puede dificultar que alguien identifique los supuestos y resultados más críticos. Una aplicación web moderna, por el contrario, oculta la mayor parte de la lógica mientras te guía a través de una «experiencia de usuario» visualmente atractiva. Pensar fuera de la cuadrícula puede tener un impacto tremendo a la hora de comunicar mensajes clave.
Hojas de cálculo como servicio: La forma natural de superar la limitación «local» es ofrecer hojas de cálculo como servicio web. De hecho, esta tendencia tiene más de una década, y desde que Google Sheets popularizó el enfoque basado en la nube a finales de 2006, otros han seguido su ejemplo, desde suites en línea como Office 365 de Microsoft y iCloud de Apple, hasta recién llegados como Quip. Una hoja de cálculo en línea sigue siendo una hoja de cálculo, pero al alojar tu documento en la nube, puedes abrirlo a trucos ingeniosos como la colaboración en tiempo real, el control de versiones simple y más potencia cuando sea necesario.
Integraciones en vivo: Una vez que las hojas de cálculo están conectadas a la web, pueden aprovechar el vasto universo de las interfaces de programación de aplicaciones (API) para extraer datos en tiempo real, enviar resultados a aplicaciones de terceros e incluso activar flujos de trabajo automatizados. Varias herramientas nuevas e interesantes se están sumando a esta tendencia:
- Airtable se describe a sí misma como «parte hoja de cálculo, parte base de datos» y permite a los usuarios extraer datos en tiempo real de muchas fuentes en una gran variedad de interfaces, desde cuadrículas a calendarios, pasando por mosaicos fáciles de usar
- Blockspring es un complemento para Excel o Google Sheets que permite a los creadores solicitar datos en tiempo real de una amplia biblioteca de API públicas mediante fórmulas que se asemejan a los tipos estándar de Excel
- Zapier (una herramienta general de conexión entre aplicaciones) te permite configurar reglas para enviar automáticamente los resultados de tu última encuesta de Typeform a tu hoja de cálculo, o para crear una nueva tarea de Trello a partir de una nueva fila que añadas a tu hoja de cálculo
- Dashdash, una empresa emergente de Berlín, ha recibido recientemente una inversión de 8 millones de dólares liderada por Accel para ayudar a los usuarios a desencadenar acciones automáticas a partir de hojas de cálculo
Aplicaciones web con entrañas de hoja de cálculo: Para cualquiera que quiera compartir su hoja de cálculo como una aplicación en vivo, las limitaciones «frágiles» y «feas» pueden ser un obstáculo. Incluso una hoja de cálculo bien hecha y basada en la nube no cumple los estándares de diseño de una aplicación web moderna, y sólo puede dar servicio al escenario de un usuario a la vez.
La solución es convertir tu modelo en una aplicación web completa. En lanzami, hemos observado una tendencia reciente en los directivos que buscan actualizar sus sistemas de seguimiento basados en Excel a un software robusto, y en los consultores que buscan utilizar aplicaciones para ofrecer información más personalizada a los clientes. Hay dos tipos:
- Con hojas de cálculo: La opción más rápida es crear una bonita interfaz web que envíe las entradas del usuario a la hoja de cálculo y obtenga los resultados. Esto evita tener que reconstruir la lógica existente. Para ello hemos desarrollado una herramienta gratuita de autoservicio llamada Algo. Sólo tienes que conectar una hoja de cálculo de Google, decirle a Algo qué celdas son las entradas y cuáles son las salidas, y la herramienta generará una página web en vivo que puedes compartir con cualquiera que desee ejecutar un escenario a través de tu modelo.
- Completamente autónomo: La solución más sólida sigue siendo crear una aplicación web personalizada que contenga los datos, la lógica y la interfaz que necesitarán los usuarios. Esto requiere un poco más de tiempo por adelantado, pero funcionará mucho mejor a escala que una solución basada en una hoja de cálculo. Recomiendo utilizar la opción anterior como prueba inicial, y esta opción una vez que haya confirmado el valor para su público.
Con la convergencia de los mundos antes separados de las hojas de cálculo y la programación de software, ahora tienes un poder sin precedentes para automatizar tus tareas y comunicarte con los demás, todo ello con habilidades que ya has adquirido aprendiendo Excel. Invertir un poco más de tiempo en familiarizarte con estos nuevos programas sin duda te reportará beneficios más adelante, en forma de tiempo ahorrado, colegas impresionados y mejores decisiones tomadas.
